Az időbélyeg és az elektronikus aláírás… Avagy hogyan hitelesítheti elektronikusan a dokumentumait?

Az elektronikus adatforgalom feltartóztathatatlanul veszi át a szerepet, maga mögé szorítva a sok kézzel aláírt, nyomtatott dokumentumot. Elektronikusan küldünk levelet, képeslapot, üdvözlést, reklamációt, megrendeléseket… és elektronikusan leveleznek a cégek ügyfeleikkel és partnereikkel akkor is, ha számlákról, szerződésekről, panaszokról van szó is.

Azonban egyelőre még nem minősíthető hitelesnek minden elektronikusan küldött dokumentum, hiszen ami a neten zajlik, vagy, ami e-mailben kerül továbbításra, az hamisítható, kitörölhető, letagadható, átírható, módosítható. Vagyis hiába kényelmes és gyors (sőt, környezetbarát) az elektronikus irattovábbítás és irat-archiválás, ha az még nem tekinthető hitelesnek, törvényesen elfogadottnak és bizonyító erejűnek egy-egy vitás esetben.

 

Hogyan lehet hitelesíteni egy elektronikus iratot?

Fontos tudni, hogy a hitelesítés azért fontos, hogy az iratok - akár nemzetközi törvényi szabályozás - szerint is törvényes bizonyító erővel bírjanak bármilyen vitás kérdésben. A pénzügyi iratokat, szerződéseket, személyügyi iratokat éveken át kell így, hiteles, eredeti formában megőriznie az Ön vállalkozásának is.

A számlákat és pénzügyi dokumentumokat 8 évig kell hazánkban megőrizni, ez idő alatt az adóhatóság, a bíróság, vagy bármely más közigazgatási szerv joggal kérheti.

A személyekhez kötődő dokumentumokra pedig 50 éves megőrzési előírás volt és van életben.

A hazai jogi szabályozás 2 kötelező elemet ír elő, amitől hitelessé válik az elektronikusan tárolt és továbbított irat. Az egyikük az ún időbélyeg, ami 11 évre szólóan garantálja az irat valódiságát és eredetivel való tökéletes egyezőségét, a másikuk pedig az ún: elektronikus aláírás.

Az elektronikus aláírás nem egyenlő azzal, hogy Ön beszkenneli az aláírását és egy ügyes szerkesztő programmal megjeleníti azt az iratokon. Addig, amíg ez az Ön engedélyével történik, kényelmes megoldást jelent, de gondoljon csak bele, mennyire könnyen visszaélhetnének így az aláírásával, ha ez a forma hivatalos és hiteles lehetne.

Az elektronikus aláírás ettől lényegesen több adatot és információt tartalmaz Önről és cégéről. Jelen pillanatban 2 cégnél készíthető ilyen elektronikus aláírás az Ön hivatalos személyes papírjai nyomán. Az elektronikus aláírás szerepe is az, hogy hivatalosan és hitelesen tanúsítja, hogy az elektronikusan mentett irat tökéletes mása a printelt, aláírt és szkennelt dokumentumnak.

Ezt a szerepet, hogy egy elektronikus aláírás és egy időbélyeg 11 éven át hitelesítse az Ön céges dokumentumait, a Greearchive egy különleges ajánlattal ötvözte.

A Greenarchive koncepciója az, hogy ezt a dupla szolgáltatást nyújtja cégének: vagyis a hitelesítést és elektronikus archiválást egyszerre. A Greenarchive a szkennelt iratokat hitelesíti elektronikus aláírással és időbélyeggel, így azokat hiteles formában archiválja a felhőben – mely mögött az IBM szerverei, mint a világ egyik legbiztonságosabb felhő rendszere áll.

Ezzel Önnek nem csak biztonságossá, kényelmessé és egyszerűbbé válik az irat-tárolása, hanem még költséget is spórolhat azzal, hogy egyre kevésbé lesz szükséges papír-alapú irattárra.

Térjen át Ön is cégével az elektronikus archiválásra, és használja ki minden előnyét minél hamarabb!

Próbálja ki a Greenachive ingyenes demó-ját és élvezze előnyeit, takarítsa meg a papír alapú archiválás felesleges költségeit!



Vissza a főoldalra Regisztráció