Cégét törvény kötelezi iratai megőrzésére Hogyan, és milyen szabályok között kell cége iratai menedzselni?

A hazai törvényhozás – ahogyan minden nemzeté – meghatározza azt, hogy mely iratokat, milyen hosszú ideig és milyen formában kell cégében megőriznie. Ráadásul a felől is rendelkeznek a jogszabályok, hogy mindez kinek a felelőssége a cégben.

Nézze végig az alábbiakat, segíteni fognak Önnek is átlátni a vonatkozó előírásokat és megoldási lehetőségeket.

Egészen a ’90-es évekig csak és kizárólag a papír alapú adat minősülhetett hivatalos adatnak, hivatalos és hiteles dokumentumnak. Legyen ez szerződés, számla, jegyzőkönyv, bértáblázat, minden csak akkor bírt bizonyító erővel, ha printelt, papír formában létezett eredeti példányban, aláírva.

Emiatt rengeteg irat szaporodott fel évről évre a legkisebb vállalkozások polcain is, melyeket hosszú évekig archiválni köteles a cég.

A számlákat és pénzügyi dokumentumokat 8 évig kell hazánkban megőrizni, ez idő alatt az adóhatóság, a bíróság, vagy bármely más közigazgatási szerv joggal kérheti.

A személyekhez kötődő dokumentumokra pedig 50 éves megőrzési előírás volt és van életben.

50 év rengeteg idő, joggal mondhatjuk: „Ki emlékszik arra, mi volt 50 éve?” Épp ezért fontos, hogy 50 évig megtartsuk a dokumentumokat, mert csak ezek emlékeztethetnek tényekre, tényállásokra, vagy ezek tisztázhatnak régmúlt helyzeteket. A személyügyi dokumentumok köre a cégben alkalmazott személyekre kiterjedő iratokat jelenti, mint pl: bérszámfejtések, munkaszerződések, fegyelmi jegyzőkönyvek… stb.

Az iratok megőrzése nem a cégtulajdonos felelőssége, hanem a törvényi szabályozás szerint a mindenkori ügyvezetőé. Ha az ügyvezető távozik a cégtől, akkor is számon kérhető rajta a szolgálati idejében keletkezett iratok archiválása, vagy annak hiánya. A cég megszűnése pedig szintén nem szakítja meg az iratmegőrzési időt. Ha a cég megszűnt, iratait akkor is tárolni szükséges a fenti határidők betartásával.

Ez a papír alapú hivatalos iratmegőrzés nem csak az archiválással kapcsolatos jogszabályoknak történő megfelelést rótta a cégekre, hanem terhet jelentett az is, hogy a sokasodó és szüntelenül csak szaporodó iratrengetegnek helyet biztosítson a cég.  Attól függően, mennyire dinamikus a cég fejlődése az iratok hamar kinőtték az irodát, a raktárat, majd egy külön irattárat tettek szükségessé. Az irattárat fenntartani pedig plusz bérleti díjat, több rezsiköltséget jelentett. Ráadásul, ha kellett valami az irattárból, akkor a hosszú keresgélésre többnyire ráment a személyzet több fizetett órányi munkája is.

Az internet és modernizáció korában azonban ez a papír alapon porosodó iratmegőrzés egyre inkább kinőtte a kereteit, hiszen a levelezések zöme a 90-es évektől elkezdett áttevődni az elektronikus levelezésre, a cég belső kommunikációját pedig a vállalatirányítási szoftverek helyezték modernebb szabályok közé.

Az iratok a vállalatirányítási rendszerben gyorsabban mozogtak, rugalmasabbá váltak a folyamatok, azonban a törvények miatt mégis kénytelenek voltak a cégek a papír alapú archiválásra is. Az archiválás és dokumentumkezelés így 2 pólusú vált, és dupla teherként nehezedett a vállalatokra.

Olyan koncepcióra volt szükség, ami nem töri meg nagyon a korábbi szokásokat, mégis oldja a kereteket és úgy biztosítja a törvényi megfelelést, hogy nem kell irattárat fenntartani

A Greenarchive koncepciója ez volt. Ennek a dupla követelménynek megfelelni és kényelmet biztosítani a cégeknek.

Ma egyre több vállalkozás tér át az elektronikus archiválásra. Ez azt jelenti, hogy az informatika segítségével szkennelt, aláírt dokumentumokat, vagy szerkesztett dokumentumokat ment le a cég adott elektronikus könyvtárakba a céges hálózaton vagy internetes felületen ún: felhőben.

A Greenarchive épp azzal segít, hogy ezeket a szkennelt iratokat hitelesíti elektronikus aláírással és időbélyeggel, így azokat hiteles formában archiválja a felhőben – ez esetben a háttérben álló IBM szervereken, mint a világ egyik legbiztonságosabb felhő rendszerében.

Az iratok így nem fogják a helyet, nem kell irattárat fenntartani, és annak a költségei sem jelentkeznek. A dokumentumok azonban mégis előkereshetőek és törvényesen hitelesítettek.

Térjen át Ön is cégével az elektronikus archiválásra, és használja ki minden előnyét minél hamarabb!

Próbálja ki a Greenachive ingyenes demó-ját és élvezze előnyeit, takarítsa meg a papír alapú archiválás felesleges költségeit!



Vissza a főoldalra Regisztráció