Egyszerű a dokumentumtárolás, akár egy webshop működése

Hogyan és miért ró terhet a dokumentumkezelés a webshopok üzemeltetőire?

Nézzük csak meg közelebbről, hányféle papír alapú dokumentumra van szükségünk egy webshop működtetésekor. Minden megrendelésről megrendelőlappal, szállítólevéllel és számlával kell, hogy rendelkezzünk, amit ráadásul több példányban kell elkészíteni. Ez egyrészt komoly anyagi megterhelést jelent, másrészt jelentős időt igényel. 
A költségek folyamatosan csak növekednek, hisz a dokumentumokat ki kell nyomtani, amihez papírt és festéket kell biztosítani. Majd ezeket megfelelően archiválni kell, aminek a rendszerezéséhez, tárolásához eszközökre van szükség.

Természetesen a dokumentumok egy részét a könyvelőnek is el kell juttatni, amihez szintén papír, festék, és idő kell. Ráadásul még a szállítást is meg kell oldani, így egyáltalán nem könnyű ez a feladat.
A költséges és időigényes dokumentumkezelés, még a környezetet is rombolja. Elég, ha arra gondolunk, hogy hány értékes fát vágnak ki azért, hogy kielégítsék a vállalkozások papír iránti éhségét.
Ezekre a problémákra mind megoldást jelent a Greenarchive felhő alapú irattár, ahol a dokumentumok hiteles változatait tárolhatja időbélyeggel ellátva.

Nézzünk egy példát arra, miért fontos az átlátható dokumentumkezelés egy webshop esetében.

Vannak olyan esetek, amikor igenis szükség lehet arra, hogy nagyon gyorsan elő tudjunk keresni egy megrendeléshez kapcsolódó minden iratot.
Elég, ha csak egy két évvel korábbi megrendelés esetén, garanciális problémával szembesülünk. Ilyenkor valamennyi dokumentumot nekünk is ellenőriznünk kell, ám ezek előkeresése az aktakupacból igen időigényes lehet. 
Arról pedig még szót sem ejtettünk, hogy mivel jár, ha termék szériahibás. Ilyenkor aztán megszaporodnak a reklamációk. Ez bizony, igen sok kutatással, levelezéssel járhat.
Az ilyen problémákat is könnyedén intézheti egy átlátható dokumentumkezelő rendszer segítségével, ahol a digitális, felhő alapú irattárából, néhány kattintással előkeresheti egy vásárláshoz, termékhez kapcsolódó valamennyi eredeti, számláját, megrendelőjét, digitális formában. A Greenarchive-nak hála a papír alapú, törvényileg szabályozott, eredeti, dokumentum- archiválás már a múlté.

Ezek után már csak a kötelező levelezést kell lebonyolítani, amivel így jelentős időt és energiát takarít meg.

Ha Ön is biztos kezekbe szeretné helyezni a webshopja működéséhez elengedhetetlen eredeti, hiteles dokumentumokat, válassza a Greenarchive-ot. 



Vissza a főoldalra Regisztráció