Hogyan rendszerezze cége iratait, dokumentumait átláthatóbb formában?

Nem csak a jogszabályi előírások miatt fontos, hanem a cégének is biztonságot ad, ha iratait megőrzi még túl az előírt 5 éven túl is. A számlák, szerződések, megrendelések, stb bármikor viták alapjait képezhetik egy-egy partnerrel, így a cég a saját bástyáit erősíti meg, ha mindenről létezik írott feljegyzése, bizonylata, aláírt dokumentációja.

Ha azonban valóban mindent megőriz a cég, akkor rövid időn belül olyan tetemes iratmennyiség halmozódik fel, amivel már komolyan számolnia is kell. A printelt papírok mennyiségileg is tárolásra szorulnak, súlyuk is van, tárfogatuk is van. Hová tegye ezeket? … és ha sikerült irattárazni, archiválni a sok-sok iratot, akkor hogyan teheti azokat előkereshetővé?

Milyen céges iratok, dokumentumok megőrzése, archiválása szükséges?

Amit mindenképpen szükséges megőrizni, azok a számlák, pénzügyi bizonylatok, megrendelések, szerződések. Amit pedig még érdemes ezeken felül is, azok a tervek: üzleti tervek, fotók, rendezvények forgatókönyvei, névjegyek, partneri címlisták, ajánlatkérések – akkor is, ha nem lett abból később üzlet. Piackutatási adatok, termékminták, terméktervek, grafikai munkák, marketinges anyagok: prospektusok, szórólapok, stb egy-egy darabjai… stb.

Idővel persze ezek szinte csak porosodó lommá válnak, mégsem lehet tudni, mi hoz később hatalmas segítséget, amikor szükség lesz rá.

Hogyan rendszerezze az iratokat az archívumban?

Régen, amikor még többnyire printelt papír alapon, lefűzve, dossziékba rendezve tároltuk irattárban a céges dokumentumokat, akkor az archiválás úgy nézett ki, hogy a dossziékra rákerült egy kategória-besorolás, mint pl: Szerződések,  vagy Számlák. Valamint rákerült egy időszak jelölés, mint pl: 2011. okt- 2011. dec.

Így pedig bekerültek az irattár salgó polcaira. Ha az iratrendező nagyon precíz volt, akkor a polcok széleire is rakott egy címkét azzal a felirattal, hogy mi található az adott állványon. Ez azonban még így is jelentős kutatómunkát tett szükségessé akkor, amikor egy-egy fontosabb papírt elő kellett venni.

Ma azonban az arciválásra lényegesen kényelmesebb lehetőségeink is vannak.

Néhány éve megjelent egy számítástechnikai irányzat, cloud computing, vagyis felhő alapú számítástechnika, ami az iratok elektronikus formában történő megőrzését, elektronikus archiválását teszi lehetővé és nagyon kényelmessé.

Azzal, hogy elektronikusan tárolhatók a cége dokumentumai, rengeteg papírtól, és azok nyomtatási költségeitől, valamint az irattár bérleti és rezsi költségeitől szabadítja fel Ön is vállalkozása büdzséjét. A papírhalmokat pedig kerülgetnie sem kell.

Ahogyan elmenti az iratait, azok bekerülnek egy elektronikus platformra, vagy távoli szerverre, ahol helyük marad. Ez nem kell, hogy fizikailag az Ön irodájában legyen, hiszen az internetes felületen keresztül Ön – a saját hozzáférési jogosultságaival – ezt a archívumot bármikor elérheti. Ide további dokumentumot menthet, és elő is kereshet innen korábbiakat a nélkül, hogy felállna a székéből, és be kellene mennie egy poros irattárba zseblámpával  kezében aktákat tologatni.

A felhő szolgáltatás archívumában másképpen (is) archiválhat….

Az elektronikus rendszer lehetővé teszi, hogy többféle képpen tárolja és előhívja dokumentumait. Most nem a dossziékat kell felcímkéznie dátum és kategória jelöléssel, hanem ezeket a címkéket egyszerűen hozzá kell rendeznie a mentésre váró fájlokhoz. Egy-egy fáljhoz az előkereshetőség érdekében több címke is rendelhető.

Például egy szerződéshez az alábbi címkéket érdemes hozzáadnia:

  • szerződés
  • előfizetői szerződés
  • dátum: 2015. április 14.
  • üzletkötő: Gipsz Jakab
  • partner: Rombaldi Kft
  • tárgy: éves gold extra szolgáltatás
  • szerződés száma: 12346/2015

Ez még nem minden, további információkat, mint címkéket Ön is megjelölhet az iratokhoz a szerint, hogy Önöknek mi fontos a későbbiek során. Minden címke, amit hozzárendel a dokumentumhoz az archiválás során egy-egy lehetőség arra, hogy minél gyorsabban előkereshesse a későbbiek során azt.

Látható, hogy az elektronikus archiválás, a felhő szolgáltatásokkal, lényegesen megkönnyíti a dokumentumok mentését és előkereshetőségét.

Ismerje meg a Greenarchív lehetőségeit, kérje tájékoztatónkat, hogy irattári kiadásait és kényelmetlenségeit lecserélhesse egy tiszta, átlátható, kényelmes, modern és lényegesen biztonságosabb és környezetkímélőbb megoldásra!



Vissza a főoldalra Regisztráció